Obsługa informatyczna firm – rzeczy do rozważenia

Obsługa informatyczna firm – rzeczy do rozważenia

Osbługa informatyczna firm czy jest bezpieczna usługa informatyczna?
Osbługa informatyczna firm czy jest konieczny usługa informatycznadla firm?

Zanim rozważysz outsourcing dla swojej firmy, są pewne czynniki, które powinieneś rozważyć przed podpisaniem umowy. Czynniki te obejmują ukryte koszty, krótkoterminowe kontrakty i komunikację pomiędzy Twoją firmą a dostawcą outsourcingu. Ważne jest również, aby pamiętać o bezpieczeństwie podczas outsourcingu. Oto kilka rzeczy, które należy rozważyć podczas zlecania na zewnątrz potrzeb informatycznych firmy.

Ukryte koszty

Badanie 50 działań outsourcingowych wykazało, że firmy zazwyczaj nie rozpoznają ukrytych kosztów związanych z przejściem do nowego dostawcy i nie podejmują działań w celu zminimalizowania tych kosztów. Badanie zostało przeprowadzone przez Jerome’a Barthelemy, profesora w szkole dla absolwentów Audencia Nantes we Francji. Przeanalizował on dane zebrane na podstawie wywiadów z firmami i zidentyfikował cztery rodzaje ukrytych kosztów.

Odświeżanie sprzętu i oprogramowania: Niektóre umowy outsourcingowe obejmują dwuletnie odświeżenie sprzętu i oprogramowania. Jednak wiele firm nie uwzględnia takiej klauzuli, co może skutkować dodatkowymi kosztami w wysokości od 500 do 2 tys. dolarów na pracownika. Przykładowo, jedna z firm farmaceutycznych błędnie założyła, że jej usługodawca zapłaci za odświeżenie sprzętu, ale zamiast tego okazało się, że została pozbawiona kieszeni na kwotę 20 milionów dolarów.

Niepotrzebne zmiany: Projekty outsourcingu IT często wiążą się z poważnymi zmianami w lokalnej infrastrukturze organizacji, w tym w operacjach tworzenia oprogramowania. Nowy projekt może wymagać użycia nowych środowisk wirtualnych i zastosowania nowych procesów wewnętrznych. Z powodu braku świadomości zespół wewnętrzny może ograniczyć dokonywane wybory, a to może prowadzić do wysokiego ryzyka powstania długu technicznego i słabej spójności zespołu.

Niewystarczający czas sprawności: Nawet jeśli dostawca usług twierdzi, że 99,9% czasu sprawności, wewnętrzne działy IT nie mogą zagwarantować tego poziomu wydajności. W rzeczywistości 25% małych firm szacuje, że przestoje kosztują je od 20 do 40 tys. dolarów za godzinę. Zakłóca to działalność, zmniejsza produktywność pracowników i może skutkować utratą danych lub nieudanymi kopiami zapasowymi. Ponadto może również prowadzić do naruszenia bezpieczeństwa.

Umowy krótkoterminowe

Krótkoterminowe umowy na obsługę IT dla firm mają kilka zalet. Pozwalają one firmom przetestować sprzedawcę przed zobowiązaniem się do zawarcia umowy na dłuższy okres. Umowy krótkoterminowe zapewniają również, że ceny pozostają zgodne z rynkiem. Na przykład, 20% zniżki w pierwszym roku może być atrakcyjna, ale może kosztować więcej w trzecim roku.

Najczęstszym rodzajem umowy jest umowa typu time-and-materials. Określa ona, ile firma jest winna zespołowi outsourcingowemu na podstawie wcześniej ustalonej stawki godzinowej i określonego sprzętu komputerowego. Najlepiej sprawdza się w przypadku projektów trwających kilka miesięcy, a umowa kończy się po dostarczeniu towarów lub usług. Ten rodzaj umowy jest bardziej elastyczny niż inne rodzaje umów, o ile zakres projektu jest jasno określony i ustalone są kamienie milowe.

Chociaż krótkoterminowe umowy na obsługę IT dla firm mają wiele zalet, są również bardziej ryzykowne niż długoterminowa obsługa IT dla firm. Ta ostatnia może prowadzić do droższego i bardziej destrukcyjnego przejścia niż umowa krótkoterminowa. Krótkoterminowa obsługa IT dla firm może być świetną opcją dla firm potrzebujących wsparcia IT i usług konserwacyjnych.

Kluczowe dla obu stron jest również stworzenie wymiernego partnerstwa. Pomaga to złagodzić ryzyko związane z niepewnymi umowami outsourcingowymi. Dobra struktura zarządzania może pomóc obu firmom w realizacji wspólnych celów. Na przykład wspólny zysk z aplikacji może być korzystny dla obu firm.

Komunikacja między firmą a dostawcą zewnętrznym

Komunikacja między firmą a jej dostawcą jest niezbędna dla sukcesu relacji outsourcingowej. Dobra komunikacja między obiema stronami może zapobiec przekształceniu się jakichkolwiek problemów w większe i zapewnia, że pracownicy outsourcowanego dostawcy wiedzą, co się dzieje. Powszechnym błędem outsourcingu jest brak wystarczająco szybkiej reakcji na pytania lub wątpliwości. Może to być spowodowane różnymi przyczynami, w tym różnicami w strefie czasowej, brakiem informacji lub kontaktem z niewłaściwą osobą. Aby to przezwyciężyć, firma powinna wyznaczyć lidera zespołu, który może nadzorować procesy i komunikować się z dostawcą przez cały czas. Niektóre firmy mogą próbować kontaktować się z poszczególnymi członkami zespołu, ale to nie zawsze działa dobrze.

Dobra komunikacja może poprawić jakość produktu i relacje biznesowe. Jeśli komunikacja jest jasna, obie strony mogą pracować razem bardziej efektywnie i wydajnie. W ostatnim badaniu przeprowadzonym przez SourcingFocus, 28% z 1000 respondentów podało słabą komunikację jako główny powód niepowodzenia projektów outsourcingowych. Dzięki ustanowieniu jasnego kanału komunikacyjnego obie firmy mogą śledzić postępy projektu, oceniać potrzeby różnych interesariuszy i utrzymywać płynność linii produkcyjnej.

Outsourcing umożliwia firmom skupienie się na swoich podstawowych kompetencjach, a partnerom zewnętrznym pozwala skupić się na zadaniach, dzięki którym odnoszą sukcesy. Kiedy delegujesz zadanie do dostawcy, upewnij się, że ma on jasny przepływ pracy, który określa, jak każda część procesu powinna zostać zakończona. Dzięki temu problemy będą mogły być rozwiązywane szybko i skutecznie.

Bezpieczeństwo

Outsourcing bezpieczeństwa dla firm jest ważnym aspektem bezpieczeństwa IT. Chociaż istnieje wiele zalet outsourcingu bezpieczeństwa, firmy powinny być świadome, że powinny zlecać bezpieczeństwo tylko tym firmom, które mają najwyższe standardy bezpieczeństwa. Firmy powinny wybrać dostawcę z wysokim poziomem wiedzy i doświadczenia oraz rozwiązanie bezpieczeństwa, które jest elastyczne i może ewoluować wraz z rozwojem firmy.

Outsourcing bezpieczeństwa może wyeliminować potrzebę zatrudniania pracowników wewnętrznych i pozwolić firmom skupić się na podstawowych procesach biznesowych. Zespoły zewnętrzne posiadają ekspertów w określonych dziedzinach, a Ty płacisz tylko za to, co wykorzystujesz. Jest to opłacalny sposób ochrony krytycznych aktywów i infrastruktury IT. Ponadto, outsourcing bezpieczeństwa pozwala firmom korzystać z całodobowej ochrony i wiedzy na temat bezpieczeństwa.

Wybierając dostawcę usług ochrony, zwróć uwagę na ich certyfikaty i szkolenia. Najlepsi specjaliści od bezpieczeństwa będą mieli certyfikaty i nagrody od akredytowanych instytucji. Mogą one nie być w stanie umieścić te na swojej stronie internetowej, więc upewnij się, aby zapytać o nich osobiście. Ważne jest również, aby pamiętać, że firma ochroniarska jest tylko tak dobra, jak jej ludzie. Poszukaj referencji, referencje i studia przypadków ich pracy, aby ustalić, czy mają najlepszych specjalistów do zapewnienia bezpieczeństwa dla Twojej firmy.

Outsourcing bezpieczeństwa dla firm umożliwia firmom dostęp do wysoko wykwalifikowanych specjalistów ds. bezpieczeństwa i najnowszej technologii. Outsourcing ochrony pozwala również organizacjom na bardziej efektywne zarządzanie budżetem. Koszt zatrudnienia agentów ochrony jest rozłożony na wielu klientów, co pozwala organizacjom przeznaczyć więcej na ich podstawową działalność.

Ochrona przed wirusami

Istnieje wiele korzyści z outsourcingu ochrony antywirusowej dla Twojej firmy. Jedną z największych jest to, że nie będziesz musiał kupować oprogramowania lub sprzętu samodzielnie. Dostawcy zarządzanych usług bezpieczeństwa kupują te produkty hurtowo, a to oznacza, że będziesz mógł cieszyć się niższymi kosztami. Kolejną korzyścią jest to, że wewnętrzny personel IT może skupić się na bardziej krytycznych zadaniach, takich jak rozwój produktu i optymalizacja wydajności.

Źle zabezpieczony system komputerowy może doprowadzić do utraty cennych informacji, takich jak dokumenty biznesowe. Infekcje wirusowe mogą również spowodować wyłączenie sieci i wymazanie dysku twardego. Zagrożenia te mogą również rozprzestrzeniać się na inne firmy i klientów za pośrednictwem Internetu. Dlatego też odpowiednia ochrona antywirusowa jest niezbędna do utrzymania bezpieczeństwa plików i baz danych firmy.

Outsourcing usług bezpieczeństwa zapewnia Twojej firmie dostęp do dodatkowych usług bezpieczeństwa, w tym monitorowania sieci, niezbędnych aktualizacji oprogramowania i dobrych praktyk w zakresie cyberbezpieczeństwa. Chociaż mógłbyś zainwestować w te usługi samodzielnie, nie wszystkie firmy mają na to budżet. Te luki mogą spowodować przestoje w pracy, co skutkuje ogromnymi stratami. Outsourcing IT dla firm zapewnia również kilka innych korzyści, w tym oszczędności kosztów. Outsourcing usług cyberbezpieczeństwa oznacza, że nie musisz inwestować w zatrudnianie długoterminowych pracowników i ich szkolenie. Dodatkowo, outsourcing dostawców usług IT może zaoszczędzić pieniądze na kosztach kapitałowych.

Outsourcing rozwiązań antywirusowych może powodować wiele wyzwań, w tym problemy z komunikacją i zaufaniem. Niełatwo jest zaufać komuś, kto nie zna zabezpieczeń cybernetycznych Twojej firmy, a współpraca z niegodnym zaufania kontrahentem może sprawić, że będziesz narażony na niebezpieczeństwo. Każdy, kto posiada informacje o zabezpieczeniach cybernetycznych firmy, może je wykorzystać, dlatego musisz mieć pewność, że Twój partner antywirusowy jest godny zaufania.

Kopia zapasowa danych

Outsourcing IT dla firm może pomóc firmom zapewnić bezpieczeństwo ich danych. Istnieje wiele czynników, które mogą wpływać na tworzenie kopii zapasowych danych. Na przykład pliki, których kopie zapasowe są tworzone, mogą nie być najlepszymi wersjami. Czasami są one przechowywane w niezabezpieczonych lokalizacjach lub mogą ulec uszkodzeniu podczas ogromnego procesu kompresji. Zewnętrzny informatyk może upewnić się, że wszystkie pliki kopii zapasowych są bezpieczne i w pełni funkcjonalne. Proces tworzenia kopii zapasowej jest ciągły i obejmuje wiele etapów: wybieranie, zapisywanie, kompresowanie i weryfikowanie planu odzyskiwania. Ponadto wewnętrzne zespoły IT mogą nie mieć czasu na wykonanie tej pracy.

Niezależnie od powodów, które stoją za outsourcingiem, celem jest ochrona danych. Outsourcing backupu danych może być najlepszym rozwiązaniem dla niektórych organizacji. Ten rodzaj usług jest idealny dla średnich i dużych firm. Małe firmy mogą jednak rozważyć rozwiązanie wewnętrzne. Usługi outsourcingu w zakresie tworzenia kopii zapasowych mogą również pomóc w zmniejszeniu ryzyka, umożliwiając skupienie się na podstawowej działalności.

Kolejną wielką zaletą outsourcingu tworzenia kopii zapasowych jest to, że minimalizuje on czas przestojów i pomaga szybko odzyskać dane po awarii. Zatrudniając dostawcę usług tworzenia kopii zapasowych, przekazujesz tę odpowiedzialność zespołowi ekspertów, którzy są przeszkoleni w zakresie zapewniania bezpieczeństwa i integralności danych. Kopie zapasowe danych zlecane na zewnątrz mogą być przechowywane w siedzibie firmy, w centrum danych lub w chmurze. Outsourcing IT dla firm może również pomóc zaoszczędzić pieniądze, pozwalając stronie trzeciej na obsługę kopii zapasowych za Ciebie. Ponadto można mieć większą kontrolę nad procesem tworzenia kopii zapasowych, w tym nad ilością danych i częstotliwością ich wykonywania.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]

akte